RAPPORT DE STAG1
17. Juni - 5. Juli 2019
bei der IHK Berlin
PEARN Emily 1Sia
Die Wahl zwischen Austausch oder Praktikum im Deutschsprachigen Raum Ende der 10. Klasse fiel mir leicht. Dank einer drei-Monatigen Austausch nach Dortmund im Rahmen des Brigitte Sauzay Programms, und die Tatsache, dass mein Vater Deutsch ist, sind meine Deutschkenntnisse relativ gut. Deswegen habe ich mich für ein Praktikum entschieden, welches mir sowohl bei der Berufsorientierung als auch bei der Sprachkenntnisse nützlich sein würde.
Ende der 9. Klasse absolvierte ich ein Praktikum bei einem kleinen Immobilienagentur in Versailles. Da konnte ich die herzliche, intime Atmosphäre dieser kleinen Agentur erfahren. Mich interessierte allerdings ein Vergleich mit einem großen Unternehmen. Durch persönliche Kontakte konnte ich mir eine Stelle bei der IHK Berlin im Bereich Veranstaltungsmanagement für 3 Wochen sichern. Begleitet wurde ich von Frau Geppert, die bereits viele Erfahrungen bei mehreren Unternehmen im diesem Bereich (Event Management) machen konnte.
Das Unternehmen
Erstmals möchte ich etwas über die Rolle der IHK erklären. Die IHK (Industrie und Handelskammer) wurde 1902 gegründet. Sie ist ein Dienstleistungsunternehmen, welches wertvolle Verbindungen zwischen neu gegründete und etablierte Firmen ermöglicht. Sie unterstützt Firmen bei der Rekrutierung und ebenfalls, Arbeitsloser bei der Suche nach Arbeit. Schließlich bildet die IHK aus, und die Abschlussprüfungen finden in ihren Wänden statt. Die IHK wird durch Unternehmensspenden finanziert.
Die gesamten IHKs in Deutschland werden durch die DIHK (Deutsche Industrie und Handelskammer) koordiniert. Im Ausland gibt es ebenfalls die AIHK (Auslands Industrie und Handelskammer).
Meine Tätigkeiten
Vor meiner Ankunft in Berlin habe ich mich über den Beruf Veranstaltungsmanagement informiert, die Hauptaufgaben, die notwendigen Kompetenzen und das fachspezifische Wortschatz. Aber das allerwichtigste Kompetenz ist eindeutig die Fähigkeit, ein kühler Kopf zu bewahren und während meines Praktikums konnte ich dies beobachten. Mir war klar, dass es einen Beruf ist, der viel Organisationstalent erfordert.
Am 17. Juni hatten die Schulferien in Berlin bereits angefangen. Nichtsdestotrotz dürfte ich in den 3 Wochen einige Veranstaltungen erleben; das IHK-Sommerfest, ein Speed Dating Veranstaltung als Rekrutierungsevent, die Welkammer (Welcome Kammer) für neue Mitglieder der IHK, und einen Vortragsfrühstück mit dem Chef Politiker der Grünen, Herrn Robert Habeck (Annexe ...). Diese Veranstaltungen, mit verschiedenen Publikums, gaben mir einen Einblick in die Vielfalt und nötigen Kompetenzen für diesen Beruf.
Im Rahmen meines Praktikums habe ich die ganze Organisation eines Events, vom ersten Funken einer Idee bis zum eigentlichen Tag - X, gesehen.
- Team meeting zur Besprechung der Idee (Datum? Thema? Anzahl? Budget? etc. )
- Geeignete Veranstaltungsort suchen (nach Kriterien - Kapazität, Ort, Preis etc.)
- Catering und Möbilier organisieren (Verpflegung, Tische, Stühlen, Mikro, Deko etc.)
- Einladung erstellen & verschicken (Wenn? Styl? Schrift? Bild? Text? Farben?etc.)
- Rückmeldungen managen
- Menge an Catering & Mobilier bestätigen
- Tag-X Technik & Dienstleister überprüfen
- Gäste begrüssen & einchecken
Als Praktikant habe ich viel beobachtet, was sehr interessant war, aber ich hatte auch Lust etwas konkretes zu bearbeiten. Zusammen mit einem Azubi wurde ich beauftragt, alle bereits bekannten Locations zu dokumentieren und nach Anforderungen zu sortieren. Dafür haben wir mit excel und powerpoint gearbeitet. (Annexe 6 - 9)
Da Renovierungsarbeiten bei der IHK Berlin anstanden, war es notwendig, neue Locations zu finden. Auch hiermit konnte ich Frau Geppert bei der Besichtigung und Dokumentierung begleiten und unterstützen. Es gab vier verschiedene Arten von Veranstaltungen und Kriterien, die die Locations erfüllen mussten. (Annexe 5) Unser Ziel war es, für jede Veranstaltungsart fünf verschiedene passende Locations zu finden. Dafür hatten wir Zugang zum Internet und zu den Locations, die bereits im Datenbank eingetragen wurden. Wir mussten eine Excel-Tabelle mit allen Informationen der ausgesuchten Locations erstellen, wie Sie in annexe 6 sehen können. Diese Tabelle gab einen klaren und separaten Überblick über jede Vermietung. Es war auch notwendig, die Informationen auf eine Weißwandtafel im Büro (Annexe 7) und in einer Powerpoint-Präsentation vorzustellen (annexe 8-9), da wir sie den Kollegen des Veranstaltungsmanagements vorstellen mussten.
Meine Bilanz
Während meines Praktikums in Berlin bei der IHK lernte ich verschiedene Qualitäten, die für diesen Beruf erforderlich sind, wie die Organisationstalent, und wie wertvoll gute Kundenbeziehungen sind. Man sollte nicht zu intim mit Kunden umgehen, trotzdem aber freundlich und entgegenkommend. Außerdem konnte ich beobachten, wie sich Frau Geppert auf eine Verhandlung vorbereitete und wie sie mit den Vermietern der Location verhandelte, was sie ihnen zur Verfügung stellen würden und welchen Preis sie ihnen boten. Schließlich wurde mir bewusst, wie wichtig Teamarbeit für die Arbeitsteilung ist, insbesondere in stressigen Situationen, und die gibt es immer wieder beim Event Management! Man muss das Nervenkitzel genießen und einen kühlen Kopf bewahren können!
Was mich bei diesem Praktikum besonders angezogen hat, war die Besichtigungen der Räumlichkeiten für die verschiedene Veranstaltungsarten. Dies gab mir die Gelegenheit, wundervolle Orte in Berlin zu sehen, und nicht den ganzen Tag hinter einer Computer sitzen zu müssen. Darüber hinaus war es befriedigend, eine Veranstaltung mitorganisiert zu haben, denn es war nicht einfach. Als Veranstalter habe ich gelernt, dass es wichtig ist, immer mindestens einen Plan-B zu haben, weil es nie so läuft wie geplant. Was mir weniger gefallen hat, war die Erstellung der Einladungen und die wöchentliche Meetings, da sie dabei ein fachspezifisches Vocabulaire sprachen, und ich in der kurzen Zeit zu wenig davon mitbekommen hatte.
Die Sprache war für mich kein Hindernis, die Arbeitsatmosphäre bei der IHK Berlin war sehr angenehm, und auch die Zeit bei meiner Gastfamilie hat mir weitergebracht. Durch dieses Praktikum konnte ich sowohl mein Deutsch verbessern als auch die Arbeitswelt etwas kennenlernen und einen Beruf entdecken. Aus diesem Grund rate ich unbedingt, seine Ängste zu überwinden und ein Praktikum zu machen.